プラン変更が必要になった場合（即時）

□　変更理由書（様式自由）の作成　⇒国際課（kouryu@office.tut.ac.jp）に送信

□　羽ばたけ！応募フォーム」の変更・送信

渡航１ヶ月前まで

□　「承諾書」（※両面印刷）の記入・提出　⇒国際課（羽ばたけ担当者）に用紙を提出

□　「参加者情報入力フォーム」を最後まで入力し、送信ボタンを押す

□　海外旅行保険手続き①　航空チケットを購入し、E-ticketまたは予約画面のスクリーンショットを

　　国際課（kouryu@office.tut.ac.jp）に送信

□　奨学金支払い手続き①　航空代金の領収書を入手し、提出　

　　⇒国際課（羽ばたけ担当者）に用紙を提出、またはメール（kouryu@office.tut.ac.jp）添付

□　奨学金支払い手続き②　プログラム・研修の受入確認が取れる書類（メールのやりとりでも可）を提出

　　⇒国際課（羽ばたけ担当者）に用紙を提出、またはメール（kouryu@office.tut.ac.jp）送信

□　奨学金支払い手続き③　プログラム参加費が発生する場合、参加費の振込書の写し等を提出　

　　⇒国際課（羽ばたけ担当者）に用紙を提出、またはメール（kouryu@office.tut.ac.jp）送信

渡航２週間前まで

□　海外旅行保険手続き②　海外旅行保険「学研災付帯海外留学保険（略称：付帯海学）」への加入、

　　保険代金の振込　　　※保険加入手続き説明（フリープラン型）を参照してください。

渡航１週間前まで

□　「海外渡航届」の作成・提出　⇒国際課（羽ばたけ担当者）に用紙を提出

□　「別表1_海外渡航時の危機管理体制」の記入・印刷・提出　

　　⇒国際課（羽ばたけ担当者）に用紙を提出（メール添付も可）。さらに3部印刷し、

　　　1 部を留守宅の家族に、1部を指導教員・クラス担任に渡す。1部は自分で持って行く。

□　「緊急連絡先メモ」（Word版）（PDF版）の作成・提出　

　　⇒国際課（羽ばたけ担当者）に用紙を提出（メール添付も可）。さらに1部印刷して携行。

□　緊急時の連絡先と協力依頼「Request to Support Communication in case of Emergency」の

　　作成・印刷　　⇒渡航先に持参し、現地担当者に渡す。

□　たびレジの登録、登録画面のスクリーンショットを印刷　

　　⇒「海外渡航届」とあわせて国際課（羽ばたけ担当者）に提出

□　海外旅行保険手続き③　国際課で「海外旅行保険被保険者証」を受け取り

出発まで

□　（該当者のみ）医師の診断書、証明書等の提出　⇒国際課（羽ばたけ担当者）に用紙を提出

□　安否確認アプリ「Pro Finder」のダウンロード、設定完了

□　「危機管理マニュアル３チェックリスト」のチェック

帰国後１週間以内

□「研修報告書」の提出　※注意書きをよく読むこと

　　⇒国際課（kouryu@office.tut.ac.jp）に送信

□　奨学金支払い手続き④　航空券の半券（原本）、研修参加者証（ネームタグ等）（写し可）の提出　

　　⇒国際課（羽ばたけ担当者）に提出

帰国後2週間以内

□　「研修参加者　事後アンケート」の送信

10月以降

□　帰国報告会で報告をする

奨学金支払い手続きスケジュール

提出締切	奨学金の支給時期
7/31まで	8月中旬・下旬
8/31まで	9月中旬・下旬
9/30まで	10月中旬・下旬